Galeri fotoğraf çekimi, sergi bittiğinde de anlaşılabilir bir kayıt üretmelidir. Güzel kareler tek başına yeterli değildir; hangi sergiye, esere ve yerleşime ait olduklarının bulunabilmesi gerekir. Arşiv değeri, görüntü kalitesiyle dosya bilgisinin birlikte korunmasına bağlıdır.
Bu nedenle çekim başlamadan bir kayıt düzeni hazırlanır. Her sergide aynı temel bilgilerin tutulması, yıllar sonra katalog, basın veya araştırma için görsel aramayı kolaylaştırır.
Giriş, salonlar, geçişler ve eser grupları bir mekân dizisi oluşturur. Tekil eser görüntüleri bu diziyi tamamlar; onun yerine geçmez. Yerleştirmeye özgü ölçü ve ilişkiler varsa gerekli açıklama kurumdan alınır.
Her sergide benzer temel açılardan kayıt alınması mekânın farklı kullanımlarını karşılaştırmayı kolaylaştırabilir. Buna ek olarak serginin özgün yerleşimini açıklayan açılar seçilir. Sabit şablon, önemli bir ayrıntıyı dışarıda bırakmamalıdır.
Sanatçı, eser adı, tarih, malzeme, ölçü ve envanter bilgisi kurumun kayıtlarından aktarılır. Etiketler çekim sırasında yardımcı olabilir; nihai bilgi için güncel eser listesi esas alınır. Bilinmeyen alanlar tahminle tamamlanmaz.
Bir eserin genel, detay ve yerleşim fotoğrafları varsa bu fark dosya adında veya kayıt tablosunda gösterilir. Aynı başlığa sahip eserlerin karışmaması için benzersiz kimlik kullanılması yararlıdır.
Örnek bir adlandırma, sergi kodu, eser kimliği, görünüm ve sıra numarasından oluşabilir: sergi-kodu_eser-017_detay-02. Bu yalnızca önerilen bir yapıdır; kurumun mevcut arşiv düzeni varsa onunla uyum korunur.
Dosya adına bütün açıklamayı sığdırmak yerine ayrıntılar bir kayıt tablosunda veya uygun metadata alanlarında tutulabilir. Fotoğrafçı kredisi, çekim tarihi ve kullanım bilgileri de bu düzene dahil edilir.
Arşiv için korunan ana dosyalar, web ve basın için hazırlanan türevlerden ayrı saklanır. Sonradan yapılan kırpma ve düzenlemeler ana kayıtların üzerine yazılmamalıdır. Farklı sürümlerin hangi amaçla oluşturulduğu anlaşılır olmalıdır.
Yedekleme düzeni tek bir depolama aygıtına dayanmaz. Ayrıca arşivin açılabildiği ve dosyaların bulunabildiği zaman zaman kontrol edilir. Kopyanın varlığı, içeriğinin eksiksiz ve erişilebilir olduğu anlamına gelmez.
Çekim planındaki salonlar, eserler ve detaylar teslimle karşılaştırılır. Eksik etiket veya isim bilgisi varsa final kayıt tamamlanmadan çözülür. Basına ayrılan seçkide açıklama ve kredi bilgisinin birlikte paylaşılabileceği bir yapı hazırlanır.
Sergi planı, eser listesi ve mevcut arşiv düzeninizle dokümantasyon talebinizi iletebilirsiniz. Fotoğraf prodüksiyon hizmeti kapsamında yaratıcı koordinasyon ve uzman çekim ekibi ihtiyaçlarını birlikte değerlendirebiliriz.
